Welche Möglichkeiten gibt es, um Patientinnen und Patienten einzuschreiben? Und wie funktionieren diese?

Es gibt zwei Möglichkeiten der Patienteneinschreibung. Zur Vermeidung von Fehlern und Verlusten auf dem Postweg empfehlen wir die zeitgemäße Online-Einschreibung. Lassen Sie sich bitte dazu vom Ihrem Softwarehaus beraten.

1. Ablauf der Online-Einschreibung (Empfehlung)

• Teilnahme- und Einwilligungserklärung aufrufen:
  Rufen Sie in Ihrer Praxissoftware die Teilnahme- und Einwilligungserklärung (DIN A4) für die Patientin oder den Patienten auf.
• Generierung von TE-Code und Kopfdatum:
  Die Software erstellt automatisch einen individuellen TE-Code, der ausschließlich auf dem Ausdruck der Teilnahme- und Einwilligungserklärung sichtbar ist. Zusätzlich wird ein Kopfdatum vergeben, das in der Regel dem aktuellen Tagesdatum entspricht.
• Ausdruck und Unterschrift:
  Drucken Sie die Teilnahme- und Einwilligungserklärung zwei Mal aus und lassen Sie diese von der Patientin oder dem Patienten unterschreiben. Das unterschriebene Exemplar bewahren Sie bitte entsprechend den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen (derzeit regelmäßig 10 Jahre) in der Praxis auf, das andere händigen Sie der Patientin/dem Patienten für die eigenen Unterlagen aus.
• Wechsel zum Menüpunkt „Online-Einschreibung“:
  Navigieren Sie in Ihrer Software zum Menüpunkt „Online-Einschreibung“ . Die genaue Bezeichnung und der Weg dorthin können je nach Software variieren. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an Ihr Softwarehaus.
• Eingabe des TE-Codes:
  Tragen Sie den TE-Code in das entsprechende Feld ein; damit bestätigen Sie, dass Sie über eine Unterschrift der Patientin/des Patienten verfügen.
• Versand der Online-Einschreibung:
  Senden Sie die Online-Einschreibung nach Eingabe des TE-Codes über die Software ab.

2. Ablauf der Offline-Einschreibung (Ausnahme AOK BY, siehe Punkt 2a)

Die Einschreibung von Patientinnen oder Patienten ist grundsätzlich auch auf dem Papierweg möglich, sie erfordert jedoch einen wesentlich höheren Arbeitsaufwand und birgt die Risiken des Verlusts auf dem Postweg.

• Teilnahme- und Einwilligungserklärung: Drucken Sie die Teilnahme- und Einwilligungserklärung zwei Mal aus und lassen Sie diese von der Patientin oder dem Patienten unterschreiben. Das unterschriebene Exemplar bewahren Sie bitte entsprechend den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen (derzeit regelmäßig 10 Jahre) in der Praxis auf, das andere händigen Sie der Patientin/dem Patienten für die eigenen Unterlagen aus.
• #9393#-Beleg: Für die Einschreibung oder Umschreibung nutzen Sie bitte den #9393#-Beleg. Dieser wird von Ihnen vollständig mit den erforderlichen Angaben (Patientenstammdaten, LANR des Arztes, Kassen-IK, BSNR) bedruckt und anschließend postalisch an die HÄVG AG, Edmund-Rumpler-Str. 2, 51149 Köln gesendet.
• Bitte tragen Sie Sorge dafür, dass das Datum auf den HZV-Belegen Ihrer Patientinnen/Patienten zeitlich nicht vor dem Datum Ihres HZV-Teilnahmebeginns im jeweiligen Vertrag liegt.
• Der aktuelle HZV-Beleg sieht wie folgt aus:
  

Nachbestellungen erfolgen über das Arztportal.
Alte Belege (Sie erkennen diese am fehlenden türkisfarbenen Rand) akzeptieren wir nicht mehr. Bitte vernichten Sie eventuelle Altbestände.

2a. Ausnahme:

Bitte verwenden Sie bei der AOK Bayern für Neueinschreibungen den speziellen AOK-Beleg 99773. Die Belege dazu bestellen Sie über dieses Webformular: vordruckleitverlag.de/hzvby/

Der ausgefüllte und unterschriebene Beleg wird direkt an die zuständige Stelle in Amberg gesendet:

AOK Bayern – Die Gesundheitskasse
Service-Center für Datentransformation HZV
Postfach 2013
92218 Amberg

3. Fristen für die Einschreibung oder Umschreibung von Patientinnen und Patienten

Vertragsübergreifend gelten folgende Fristen für eine erfolgreiche Patienteneinschreibung oder -umschreibung mit Ausnahme der AOK Bayern (siehe unten):

Geplanter Teilnahmebeginn zum Quartal 1     -> 1. November des Vorjahres
Geplanter Teilnahmebeginn zum Quartal 2     -> 1. Februar des Jahres
Geplanter Teilnahmebeginn zum Quartal 3     -> 1. Mai des Jahres
Geplanter Teilnahmebeginn zum Quartal 4     -> 1. August des Jahres

Die Einschreibebelege (online oder per Papier) müssen zu diesen Stichtagen der HÄVG AG vorliegen, damit die Weiterverarbeitung über die jeweiligen Krankenkassen angestoßen werden kann. Die Patientinnen oder Patienten erhalten anschließend von ihrer Krankenkasse ein Begrüßungsschreiben. Sie selbst entnehmen den Status des Patienten oder der Patientin aus dem nächsten „Informationsschreiben Patiententeilnahmestatus“. Vor dem Beginn der HZV-Teilnahme darf die Patientin/der Patient nicht in der HZV abgerechnet werden.

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie die gesonderten Einschreibefristen der AOK Bayern. Diese werden per Fax zum Jahresende für das darauffolgende Jahr an Sie versandt. Zusätzlich finden Sie diese Fristen auf der Webseite des Bayrischen Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes: Einschreibefristen AOK Bayern